В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел. Образец инструкции приводится в статье. Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов.

• Инструкция По Ведению Электронного Архива Лаборатории Нк
• Инструкция По Ведению Электронного Архива Испытательной Лаборатории

Принципы организации и ведения электронного архива в программе. Являющиеся администраторами или архивариусами, найдут инструкцию, как. Задачи электронного архива. Задачи электронных архивов практически те же, что и у их традици-онных собратьев: это обеспечение целостности, аутентичности (т.е. До-стоверности и подлинности) и долговременной сохранности электрон-ных документов, а также обеспечение информационной поддержки деятельности организации, которая его создает. Характерной особенно-стью электронных архивов является то, что от них, как правило, ожида-ется оперативное предоставление запрошенной информации в онлайн-режиме и активное участие в деловых процессах организации.

В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива, далее в статье – «Основные правила»). Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции. Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов. Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») ИНСТРУКЦИЯ № 1 Москва УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Рыбаков Н.С.

Рыбаков по подготовке и передаче документов в архив. Общие положения. Подготовка дел к передаче в архив ООО «Альтаир» (далее - Общество) включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.

График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив.

Наши преимущества. Специализируясь на создании и ведении электронных архивов, мы. Aug 9, 2016 - Ведение архива. Читайте по теме в электронном журнале. Отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции.

Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела. При подготовке дел к передаче в архив Общества следует руководствоваться:. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от ) (далее – Основные правила). Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от № 558). Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от № 1182). Номенклатурой дел Общества. Положением об экспертной комиссии Общества (утв. Генеральным директором ).

Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. Приказом от № 12). Состав документов подлежащих передаче в архив. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.

В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. Раздел 4 настоящей Инструкции). Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.

ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества. При проведении ЭЦ осуществляется:. отбор документов для передачи в архив Общества;. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли. По результатам ЭЦ составляются:. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);.

Инструкция По Ведению Электронного Архива Лаборатории Нк

для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3). Уничтожение документов. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;. проверку правильности систематизации документов внутри дел;. проверку комплектности дел;.

проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз). Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ».

Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов.

Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце. В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения.

При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел. Оформление дела для передачи на архивное хранение.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более. Полное оформление дел предусматривает:. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Нумерацию листов в деле. Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно.

При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4). Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов). Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле.

Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла. Реквизиты заголовка:.

наименование компании;. наименование структурного подразделения (управление, отдел);. индекс дела по номенклатуре;.

номер дела (тома), если необходимо;. заголовок дела. аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);. крайние даты дела (тома);. количество листов архивного дела (тома);. срок хранения дела (тома). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Порядок передачи дел в архив. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1). При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные: 7.2.1. Заголовок дела без сокращений; 7.2.2. Индекс дела по номенклатуре дел; 7.2.3.

Крайние даты дела; 7.2.4. Количество листов дела.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение. Приложение 1 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» ) Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») (наименование подразделения) СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ дел за год «» 201 г.

№ № п/п Индекс дела по номенклатуре Заголовок дела по номенклатуре Крайние даты Срок хранения Количество листов Примечание. Дела в количестве ед. На хранение сдал: (цифрами и прописью) (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Дела в количестве ед. На хранение (цифрами и прописью) принял: (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от «» 20г.

№ (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Приложение 2 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» ) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Н.С. Рыбаков «» 20 г. АКТ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению «» 201 г. № На основании номенклатуры дел ООО «Альтаир» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившее практическое значение следующие документы ООО «Альтаир»: (наименование структурного подразделения) № п/п Заголовок дела Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед.

Срок хранения и номера статей по перечню Примечание Итого: ед. Загоды (цифрами и прописью) (наименование должности руководителя службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от «» 20 г. № Документы в количестве: (цифрами и прописью) уничтожены путем , о чем составлен акт от «» 20 г.

№ (прилагается). (наименование должности руководителя службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Приложение 4 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв.

Генеральным директором ООО «Альтаир» ) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела (наименование дела) (наименование подразделения) за год № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед. Примечание Итого: документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи документов (цифрами и прописью) (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Приложение 5 к инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» ) ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В дело подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов, в том числе: литерные листы: пропущенные номера: +листов внутренней описи: Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г.

Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды. Положения инструкции, отступающие от норм, предписываемых Основными правилами Пункт 2.2. Инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет.

Согласно Основным правилам, в архив следует сдавать документы со сроками хранения от 10 лет и более, а дела с меньшими сроками хранения оставлять в структурных подразделениях. Однако в настоящее время отделы коммерческих организаций стремятся сдать в архив как можно больше документов, при этом редко учитывая сроки их хранения.

Если размеры помещения архива позволяют принимать все документы, которые хотели бы сдать структурные подразделения компании, а в архиве работает достаточно людей, которые смогут обработать принятые документы и своевременно организовывать их экспертизу и уничтожение, то никаких проблем нет. Так, в нашем примере установлено, что архив организации принимает дела со сроками хранения от 5 лет. Пункты 4,4., 5,7. Инструкции содержат информацию о хранении и уничтожении электронных документов. В последние годы все чаще возникают вопросы о том, как хранить электронные документы и копии документов в электронном виде.

Отметим, что электронный документ и электронная копия документа – не одно и то же. Электронный документ – «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Самый простой пример электронного документа – журнал регистрации, который ведется в Excel или Access. После завершения он не распечатывается, а так и хранится в электронном виде. 2, Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Не смотря на то, что Основные правила предписывают помещать в дела оригинальные экземпляры документов, в последнее время заметна тенденция дополнительно хранить их электронные копии. Иными словами, законченные делопроизводством документы сканируются для передачи в архив.

Полученным в результате сканирования файлам присваиваются индивидуальные сроки хранения, которые значительно превышают сроки хранения их бумажных оригиналов. Как правило, сканированные копии хранятся постоянно. Если говорить о преимуществах хранения электронных копий документов, то они очевидны: внешние электронные носители занимают минимум места и при этом могут содержать терабайты информации.

Организация вправе решить для себя, с каких документов перед передачей в архив будут сняты электронные копии. Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома. Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ.

Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения.

Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами. Этому есть несколько причин. Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации.

Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции). Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более.

Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения. Все эти поступающие в архив документы нужно принимать и организовывать, и здесь отступления от Основных правил неизбежны. В заключении статьи, хочется сказать о том, что Основные правила остаются фундаментальным документом для формирования корпоративных традиций в плане хранения информации.

И если вы отступаете о них, то делать это нужно с умом. Можно передать в архив организации дела, потому что их негде хранить, но ни в коем случае нельзя изменять сроки хранения документов и вводить тому подобные глобальные коррективы. © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право» Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» - портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197.

Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.

ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

Инструкция По Ведению Электронного Архива Испытательной Лаборатории

ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании. Методы оформления и обработки документов. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола. Персональный компьютер: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС - не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон). Схемы документооборота. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

Сроки и порядок сдачи дел в архив. Системы организации контроля исполнения документов. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

Основы экономики, организации производства, труда и управления. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации. Правила эксплуатации вычислительной техники. Правила внутреннего трудового распорядка компании. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

Планирование обучения подчиненного персонала. Системы мотивации. 1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется: 1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании. Положением о документообороте компании.

Настоящей должностной инструкцией. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании. Положением по работе с конфиденциальной информацией. Трудовым договором. Положением о персонале.

Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. Должностные обязанности ВСпоДО: 2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников.

Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

Обеспечивает хранение печатей компании. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Выполняет поручения непосредственного руководителя - административного директора и управляющего директора компании.

Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала. Права ВСпоДО имеет право: 3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата - форм и методов работы с документами.

Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Ответственность ВСпоДО несет ответственность: 4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями: 5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

С юридическим департаментом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. С хозяйственной службой компании - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр. С департаментом персонала и организационного развития - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.). С департаментом безопасности - по вопросам информационной и экономической безопасности. 'С должностной инструкцией ознакомлен(а)': Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании Дата: ' 20 г.

(Личная подпись).